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Le travail préparatoire.
Si vous avez évalué vos besoins de marge
brute d’autofinancement et décidé que
l’octroi de crédit peut être bénéfique
pour votre entreprise, vous êtes prêt à élaborer
des politiques et procédures de crédit
nécessaires pour une petite entreprise prospère.
Familiarisez-vous avec les lois
Avant de commencer à accorder du crédit,
familiarisez-vous avec les diverses lois à ce
sujet. Procurez-vous un exemplaire de la Loi
sur la faillite et l’insolvabilité du
gouvernement fédéral et de la Loi
sur la protection des consommateurs de votre province.
Assurez-vous de bien comprendre comment protéger
vos droits et comment vos clients protégerons
les leurs. Un exemplaire de la Loi sur les agences
de recouvrement vous permettra aussi de savoir
ce qu’il faut faire et ne pas faire quant au
recouvrement.
Faites preuve d’organisation
Que le service compte une personne ou vingt et une,
il est important d’avoir du personnel désigné pour
les fonctions de crédit. Voici ce qu’il
faut faire :
- si vous n’en avez pas, mettez sur pied un
système de comptes clients informatisé. Si
vous en avez un, examinez-le afin d’y apporter
des mises à niveau si nécessaire;
- élaborez votre politique de crédit
en incluant des modalités et critères
afin d’évaluer la capacité des
clients à payer;
- identifiez le fournisseur de l’information
de crédit et élaborez des profils de
clients;
- mettez sur pied une politique de recouvrement afin
d’entreprendre des mesures visant à récupérer les sommes en retard.
Établissez votre politique de crédit
Votre politique de crédit permet de guider votre
personnel qui gère le processus de crédit. Vous
devriez évaluer régulièrement
l’efficacité de la politique et communiquer
rapidement les changements aux employés. Votre
politique devrait porter sur :
- les circonstances dans lesquelles vous accordez
le crédit;
- comment évaluer le montant de crédit à accorder;
- les modalités et conditions offertes qui
justifient un changement de ces modalités;
- si vous devriez offrir des rabais pour paiement
hâtif ou appliquer des pénalités
pour les paiements en retard;
- à quel moment appliquer le programme de
recouvrement.
Élaboration d’un formulaire de
demande de crédit
Les experts recommandent que l’information suivante
soit incluse dans votre formulaire de demande de crédit
:
- la raison sociale juridique complète et
l’adresse de l’entreprise;
- la structure / le type d’entreprise;
- le nombre d’années d’exploitation
de l’entreprise;
- le nom de l’institution bancaire de l’entreprise;
- une liste des fournisseurs de l’entreprise
aux fins de référence;
- une liste des actifs à court terme (par
exemple les stocks, l’encaisse, les comptes
clients et les effets à recevoir) et les immobilisations
(par exemple les immeubles, les terrains, les installations
et le matériel);
- une liste des éléments du passif à court
terme (par exemple les comptes fournisseurs et les
effets à payer, les impôts courus, les
salaires courus) et les dettes à long terme;
- la valeur de la machinerie ou de l’équipement
loué;
- la valeur nette;
- la vérification la plus récente et
les dates des comptes de stocks les plus récents
- le montant de couverture d’assurance (par
exemple responsabilité, incendie)
Établissement d’un programme
de recouvrement
Peu importe la prudence avec laquelle vous choisissez
vos clients, les paiements en retard causent parfois
des problèmes. Assurez-vous d’avoir un
système qui vous avise des comptes clients en
retard et mettra votre programme de recouvrement en
marche. De plus, vous devez être certain que
votre programme est conforme aux lois relatives au
crédit.
Avant de prendre les mesures nécessaires, demandez à votre
contact dans l’entreprise en question s’il
y a une raison pour laquelle le paiement est en retard.
Si votre contact ne peut jeter la lumière sur
la situation, veuillez adresser la correspondance à la
personne responsable des paiements. Voici des
suggestions pour vos avis de paiement en retard :
En retard de 5 à 7 jours – Expédiez
un rappel.
Supposez que la facture a été simplement
oubliée : « Nous n’avons pas encore
reçu votre paiement de 100 $. Si vous avez déjà expédié votre
paiement, veuillez ignorer le présent avis. Dans
le cas contraire, veuillez expédier votre paiement
sans tarder. Merci. »
En retard de 15 à 21 jours – Entamez
une discussion.
Faites preuve de tact : « Votre paiement de
100 $ accuse un retard. Si vous éprouvez des
difficultés, nous pouvons peut-être nous
entendre sur un programme de versements. Comme vous
le savez, nous ne pourrons vous vendre d’autres
marchandises à moins que vous nous fassiez parvenir
votre paiement en retard. Quand pourrons-nous recevoir
votre paiement ? »
En retard de 45 jours – Donnez une échéance.
Si la facture demeure impayée après 45
jours : « Votre compte est en retard. Vous
n’avez pas répondu à nos demandes
de règlement. Ceci est un dernier rappel. Si
nous ne recevons pas votre paiement dans les 7 jours,
nous devrons prendre les mesures qui s’imposent. »
En retard de 60 jours – Faites une dernière
tentative.
Vous devez maintenant aviser le client que vous avez
fait appel à une agence de recouvrement : « Nous
vous avons demandé à plusieurs reprises
de régler votre facture en retard sans aucun succès.
Nous avons référé votre compte en
retard à une agence de recouvrement. »
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